納品書や請求書、領収証、日報、報告書、飲食店の注文の際に使用される複写伝票。電子化が普及した現在においても、まだ主流で使用されています。
何故書いた文字が下に写るのか、その理由をご存知という方は、ほとんどいないのではないのでしょうか。仕組を知れば使用方法にも違いがでるかもしれません。紙の厚さにも違いがあり、お客さま控え、発行側控えに厚さを変えたりもします。
今回は複写の仕組みや、用紙の選び方についてご紹介できればと思います。
複写伝票とは
複写伝票とは、書いた文字を下の紙にそのまま転写できる伝票をです。同じ内容を下の紙に複数枚作成できます。
伝票は商品の納品、サービス、また作業内容を報告など・・利用する機会は必ず発生し、確認書類として用いられます。その記載が同様のものであることは、記録と証拠という意味で非常に重要です。いざというときの照合に用いられます。
伝票はどのような時に利用される？
複写伝票が用いられる場面は沢山あります。会社内の伝達事項で使われたり、顧客との取引、入出金などにもよく使用されます。金銭的なトラブルや確認事項が発生すれば、ミスの特定や、責任の所在がどこにあるかを特定するのに役立つでしょう。複写伝票を使用することでミスを防ぐのはもちろん、不正を防止できるのです。
一般でよく使われるシーンといえば、飲食店のオーダーなどで複写伝票が活躍します。注文を受けるスタッフがお客様からの注文をオーダーし、複写された下紙を厨房へと回します。注文内容と提供商品にミスがあった場合に、注文の聞き間違えなのか発見することができます。
下に文字がなぜ写るの？
上の紙に文字を記入すると、下の紙に同じ内容の伝票ができる。一見すると不思議ですよね。その仕組みは発色剤にあります。
複写伝票は、一般的に上用紙と中用紙、下用紙の3種類から構成されています。上用紙と中用紙の裏面には発色剤が使用されています。これをマイクロカプセルといいます。
マイクロカプセルは名の通りカプセル状になっていて、ボールペンで記入したり、ドットプリンターで印刷すると、上からの圧力でカプセルが割れ下紙に塗布されている顕色剤に反応して発色します。カプセルは特殊な合成樹脂でできており、通常の圧力では破壊されず、筆圧や印字圧にのみ反応する便利なものです。
圧を加えても複写されない部分もある
複写伝票には圧を加えても、複写されない部分を作ることもできます。これは減感印刷という技術が用いられているからです。複写伝票のに使用される紙は基本的に紙全体が複式されます。一部分は複写したくないといったケースがあります。この場合、減感インクという無色のインクで印刷することで、その部分のみ複写を防止するとうことができます。例を挙げると、納品書などで、3枚目の受領書に金額を写さないといった方法が取れます。
複写伝票の紙の色や、厚さ
紙の厚さ
複写伝票には、上用紙・中用紙・下用紙の三種類があります。納品書などで使用する場合、3つの厚さはすべて薄いもので統一するのが一般的です。領収証の場合は一番下の用紙のみ厚い用紙にすることが多いといえます。
なお、下に行けば行くほど筆圧がかからなくなり、写りにくくなる傾向があります。複写枚数が多くなる場合は、中用紙に薄い紙を使用することをお勧めします。
紙色
用紙にはいくつかの種類があります。基本的には白色の用紙を使用することが多いですが、他に色紙としてアサギ色、ピンク色やクリーム色の3色から選ぶものが一般的です。色を分ける理由としては瞬時に自社や取引先との区別が明確にでき、保管する際にも間違えがおきにくくなります。
ただし、上用紙・中用紙・下用紙の種類や厚さによっては選択できない色もあります。
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